在香港，公司年审过程中，董事和股东的变动是必须进行记录和报告的关键事项之一。无论是股东和董事的增减、变更，还是其他与公司结构有关的调整，都需要按规定更新到香港公司注册处。本文将深入探讨香港公司年审时如何处理董事和股东的变动及相关法律合规要求。

一、董事和股东变动的法律要求

根据香港《公司条例》的规定，公司在董事或股东发生变动时，必须在变动后的15天内向香港公司注册处报备。这一法律要求在年审时尤为重要，因为年审报告需要反映公司的最新股东和董事信息。

1.董事变动：董事的变动包括任命、辞职、停职、死亡或更换等。变动后的董事信息必须提交给注册处并更新公司文件。

2.股东变动：股东的变动包括股份转让、增减股东、股东权利变动等。如果公司进行股权结构调整，也需要在年审时报备这些变化。

二、董事和股东变动的常见场景

1.董事辞职或新增：如公司董事因个人原因或企业需要辞职或新增董事，必须更新公司董事会的名单。需要准备董事辞职或任命的书面文件，并向香港公司注册处报告。

2.股东变动：股东可能因出售或购买股份等原因发生变动。公司需更新股东名册并提供相应的股份转让协议。

三、如何处理董事和股东变动

1.准备相关文件：当董事或股东发生变动时，必须提供相关的证明文件，如董事任命书或股东协议。

2.及时报备：无论是董事或股东的增减，公司都需要在变动后15天内更新信息，并提交变动报告。

3.更新公司章程：若变动涉及到股东权利的调整，可能需要修改公司章程，并在年审期间提交修改后的章程文件。

四、年审中的董事和股东信息检查

在进行年审时，除了审计财务报表和税务申报外，香港公司注册处也会对公司的股东和董事信息进行核对。如果发现未及时更新的董事或股东信息，公司将面临处罚，甚至可能导致公司注册被撤销。

五、如何确保董事和股东变动合规

1.维护股东和董事名单的准确性：确保公司有最新的股东和董事名单，并定期与公司秘书或专业服务机构核对。

2.聘请专业顾问：公司可以聘请专业的公司秘书或法律顾问，确保变动程序符合法律要求，并按时提交变更报告。

董事和股东变动在香港公司年审中占有重要地位，正确、及时地处理这些变动，能够确保公司符合法律规定，并避免因信息不更新而受到处罚。